Ratgeber › XRechnung vs. ZUGFeRD
XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide Formate sind vollwertige E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der wichtigste Unterschied: Die XRechnung ist eine reine Datendatei, ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteten Daten.
Der Vergleich auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, wie jede PDF |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (über die eingebettete XML) |
| Rechnungen an Behörden (B2G) | Standard, meist vorgeschrieben | Teilweise akzeptiert (Profil XRECHNUNG) |
| Rechnungen an Firmen (B2B) | Gültig | Beliebt, weil auch ohne Software lesbar |
| Herausgeber | KoSIT (Bund/Länder) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), mit Frankreich als Factur-X |
| Gilt als E-Rechnung ab 2025 | Ja | Ja, ab Profil BASIC (nicht MINIMUM/BASIC WL) |
XRechnung – der Behördenstandard
Die XRechnung wurde für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt. Bundesbehörden und die meisten Länder und Kommunen akzeptieren nur noch XRechnungen, die über ein Rechnungseingangsportal oder Peppol eingereicht werden. Pflichtangabe ist dann die Leitweg-ID des Auftraggebers.
Technisch ist die XRechnung eine Präzisierung (CIUS) der EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Regeln, etwa: Käuferreferenz, Kontaktdaten des Verkäufers und elektronische Adressen sind Pflicht. Sie kann in zwei Syntaxen vorliegen: UN/CEFACT CII oder UBL.
ZUGFeRD – die hybride Rechnung
ZUGFeRD verbindet beide Welten: Die sichtbare PDF kann jeder öffnen, drucken und prüfen – die eingebettete XML kann die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten. Deshalb ist ZUGFeRD im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen besonders beliebt: Sie müssen nicht wissen, welche Software Ihr Kunde nutzt.
ZUGFeRD 2.x ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Es gibt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang:
- MINIMUM, BASIC WL – keine E-Rechnung im Sinne des UStG (nur Buchungshilfe)
- BASIC – einfache Rechnungen mit Positionen
- EN 16931 (COMFORT) – vollständig nach Norm; der empfohlene Standard
- EXTENDED – zusätzliche Felder für komplexe Branchenfälle
- XRECHNUNG – ZUGFeRD-PDF, deren XML eine gültige XRechnung ist
Welches Format sollten Sie verwenden?
- Kunde ist eine Behörde oder öffentliche Einrichtung → XRechnung (mit Leitweg-ID).
- Kunde ist ein Unternehmen → ZUGFeRD im Profil EN 16931. Es ist gültig, für jeden lesbar und maschinell verarbeitbar.
- Kunde wünscht ausdrücklich XRechnung → XRechnung.
Mit dem Generator von E-Rechnung Pilot erzeugen Sie aus denselben Eingaben beide Formate – die ZUGFeRD-PDF (Profil EN 16931, PDF/A-3) und die XRechnung 3.0 als XML. Beide werden gegen die offiziellen Validierungsregeln geprüft.
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