Ratgeber › Archivierung
E-Rechnung archivieren: So bewahren Sie XRechnung und ZUGFeRD richtig auf
Mit der E-Rechnung ändert sich auch die Ablage: Ausdrucken und abheften reicht nicht mehr. Maßgeblich ist die elektronische Originaldatei.
Das Wichtigste in Kürze
- Aufbewahrt wird das Original im Eingangsformat – bei der XRechnung die XML-Datei.
- Die Datei muss unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden.
- Frist für Rechnungen (Buchungsbelege): 8 Jahre seit 2025 (vorher 10 Jahre).
- Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ersetzt das Original nicht.
Welche Datei ist das Original?
- XRechnung: die empfangene XML-Datei.
- ZUGFeRD / Factur-X: die PDF-Datei inklusive der eingebetteten XML. Bei Widersprüchen zwischen Bild und Daten gilt der strukturierte XML-Teil. Bewahren Sie die komplette PDF auf.
Wenn Sie eine XRechnung für die Freigabe oder den Steuerberater lesbar machen – etwa mit unserem Viewer –, ist die erzeugte PDF nur eine Lesekopie. Legen Sie sie gern zusätzlich ab, aber löschen Sie niemals die XML-Datei.
Anforderungen nach GoBD
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern … in elektronischer Form“ (GoBD) verlangen unter anderem:
- Unveränderbarkeit: Die Datei darf nachträglich nicht unbemerkt geändert werden können.
- Vollständigkeit und Ordnung: Jede Rechnung muss auffindbar und dem Buchungsvorgang zuordenbar sein.
- Lesbarkeit: Während der gesamten Frist muss die Rechnung lesbar gemacht werden können.
- Datenzugriff: Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt auf die Daten zugreifen können.
- Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie kurz, wie Rechnungen bei Ihnen eingehen, geprüft und abgelegt werden.
Praktische Lösungen für kleine Unternehmen
| Lösung | Geeignet für | Hinweis |
|---|---|---|
| Buchhaltungssoftware mit Belegarchiv (z. B. DATEV Unternehmen online, lexoffice, sevDesk) | Alle, die ohnehin damit buchen | Meist GoBD-konform, E-Rechnungen werden direkt übernommen |
| Dokumentenmanagement-System (DMS) | Unternehmen mit vielen Belegen | Revisionssichere Ablage mit Protokoll |
| Weitergabe an den Steuerberater | Selbstständige ohne eigene Buchhaltung | XML-Originale weiterleiten, nicht nur Ausdrucke |
| Nur E-Mail-Postfach | Nicht empfehlenswert | Nachrichten lassen sich löschen oder ändern; Ordnung und Auffindbarkeit sind schwierig |
Typische Fehler
- Nur die PDF-Ansicht wird gespeichert, die XML gelöscht.
- Dateien werden umbenannt und dabei versehentlich überschrieben.
- E-Rechnungen liegen verstreut in mehreren Postfächern.
- Nach einem Softwarewechsel sind alte Rechnungen nicht mehr lesbar.
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