Ratgeber › Kleinunternehmer

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt nach § 19 UStG?

Kurz: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, aber keine ausstellen. Warum es sich trotzdem lohnen kann – und worauf Sie achten müssen.

Empfangen: Ja, seit 2025

Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmer – auch für Kleinunternehmer. Schickt Ihnen ein Lieferant (z. B. Ihr Webhoster, Ihr Großhändler oder Ihr Coworking-Space) eine XRechnung, dürfen Sie diese nicht ablehnen. Ein E-Mail-Postfach genügt, und zum Lesen reicht ein kostenloser Viewer.

Ausstellen: Nein – aber …

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen (§ 34a UStDV). Sie dürfen also weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schreiben – auch nach 2028.

Trotzdem kann sich die E-Rechnung lohnen:

• Kunden verlangen sie: Größere Firmen stellen ihre Buchhaltung auf automatische Verarbeitung um. Rechnungen im PDF-Format verursachen dort Mehraufwand und werden später bezahlt – oder es wird ausdrücklich eine E-Rechnung gefordert.
• Öffentliche Auftraggeber akzeptieren oft nur XRechnungen – unabhängig vom Kleinunternehmer-Status.
• Wachstum: Wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten, fällt die Befreiung weg. Dann ist es gut, schon vorbereitet zu sein.

So sieht eine Kleinunternehmer-XRechnung aus

Technisch wird die Kleinunternehmerregelung in der E-Rechnung so abgebildet:

• Umsatzsteuer-Kategorie E (steuerbefreit) mit Steuersatz 0 %
• Befreiungsgrund als Text, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• Statt einer USt-IdNr. Ihre Steuernummer
• Alle übrigen Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung: Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Positionen, Bankverbindung

Im E-Rechnung-Generator wählen Sie dazu einfach „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ – alles Weitere wird automatisch richtig gesetzt und gegen die offiziellen Regeln geprüft.

Umsatzgrenzen seit 2025

Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € netto Umsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort – ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird.

Stand: September 2026. Keine Steuerberatung – bei Fragen zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.