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E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Wer muss was wann?
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland schrittweise Pflicht. Hier finden Sie die Fristen, die Ausnahmen und was Sie konkret tun müssen.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ausstellen dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 Papier/PDF verwenden. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen (Ausnahmen siehe unten). |
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung – eine reine XML-Datei, der deutsche Standard (Pflicht bei Rechnungen an Behörden).
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) bzw. Factur-X – eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht; ab dem Profil BASIC bzw. EN 16931 (COMFORT) ist es eine E-Rechnung.
Keine E-Rechnung ist dagegen eine normale PDF-Datei, eine gescannte Rechnung oder ein Word-Dokument – auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Diese gelten künftig als „sonstige Rechnung“.
Den Unterschied zwischen beiden Formaten erklären wir ausführlich im Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können – auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen. Ein Widerspruch ist nicht möglich, wenn Ihr Lieferant eine E-Rechnung schickt.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist aber, dass Sie die Rechnung auch lesen, prüfen und im Originalformat aufbewahren können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Browser oder Texteditor nur als Code erscheint. Mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer machen Sie daraus in Sekunden eine lesbare Rechnung – ohne dass die Datei hochgeladen wird.
Aufbewahrung: Die XML-Datei ist das Original und muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (Buchungsbelege: 8 Jahre). Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht reicht nicht aus.
Ausstellungspflicht 2027 und 2028
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu schreiben, kommt in zwei Stufen:
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen ausstellen.
- Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) höchstens 800.000 € betrug.
- Ab 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden (B2C) und ins Ausland sind nicht betroffen.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Mehr im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
- Fahrausweise sind ausgenommen.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Heilbehandlungen, bestimmte Vermietungen) sind ausgenommen.
Checkliste: Das sollten Sie jetzt tun
- Empfang sicherstellen: Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten und den Lieferanten mitteilen.
- Lesen können: Einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD bereithalten – z. B. E-Rechnung Pilot (kostenlos).
- Archivierung klären: Die XML-Originale revisionssicher ablegen (z. B. im DMS, in der Buchhaltungssoftware oder beim Steuerberater).
- Ausstellen vorbereiten: Spätestens bis Ende 2026 (Umsatz über 800.000 €) bzw. Ende 2027 eine Lösung zum Schreiben von E-Rechnungen wählen. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, braucht dafür keine teure Buchhaltungssoftware – ein Online-Generator genügt.
- Stammdaten pflegen: E-Mail-Adressen Ihrer Kunden sowie ggf. Leitweg-IDs (Behörden) erfassen.
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