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XRechnung öffnen und lesen – so geht's

Sie haben eine Rechnung als .xml-Datei erhalten, und beim Öffnen erscheint nur eine lange Liste mit spitzen Klammern? Das ist normal – und in 10 Sekunden gelöst.

Warum sieht eine XRechnung aus wie Code?

Eine XRechnung ist kein Dokument, sondern ein Datensatz. Sie enthält alle Angaben einer Rechnung – Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung – in einer festen Struktur (XML), damit Buchhaltungsprogramme sie automatisch einlesen können. Ein Layout mit Logo und Tabellen gibt es nicht. Ein Browser oder Texteditor zeigt deshalb nur den Rohtext.

Damit Menschen die Rechnung lesen können, braucht man einen Viewer (Visualisierungs-Werkzeug), der die Daten in eine übersichtliche Darstellung übersetzt.

Anleitung: XRechnung in 3 Schritten öffnen

1. Öffnen Sie den E-Rechnungs-Viewer auf unserer Startseite.
2. Ziehen Sie die XML-Datei in das Feld (oder klicken Sie auf „Datei auswählen“). Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig öffnen.
3. Die Rechnung erscheint sofort lesbar. Mit „Als PDF herunterladen“ oder „Drucken“ erhalten Sie eine Kopie für die Ablage oder zur Freigabe.

Die Datei wird dabei nicht hochgeladen. Die Umwandlung passiert vollständig in Ihrem Browser – wichtig bei vertraulichen Rechnungsdaten und im Sinne der DSGVO.

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Und ZUGFeRD-Rechnungen?

ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen sehen aus wie ganz normale PDFs und lassen sich mit jedem PDF-Programm öffnen. Zusätzlich steckt in der PDF eine unsichtbare XML-Datei mit denselben Daten. Diese XML ist für die Buchhaltung maßgeblich. Mit unserem Viewer können Sie sie auslesen, prüfen und als separate Datei speichern – zum Beispiel, um zu kontrollieren, ob sichtbarer Inhalt und Daten übereinstimmen.

Welche Varianten werden unterstützt?

• XRechnung 3.0 und 2.x in der Syntax UN/CEFACT CII
• XRechnung in der Syntax UBL (Invoice und CreditNote)
• ZUGFeRD 2.0 bis 2.3 und Factur-X – Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG
• Peppol BIS Billing 3.0

Alternativen

• Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, lexoffice, sevDesk): liest E-Rechnungen meist direkt ein – sinnvoll, wenn Sie ohnehin damit arbeiten.
• Offizielle Prüf- und Anzeigewerkzeuge der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): kostenlos, aber als Java-Programm eher für IT-Abteilungen gedacht.
• Browser-Viewer wie E-Rechnung Pilot: ohne Installation, sofort nutzbar, ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen.

Wichtig: So archivieren Sie E-Rechnungen richtig

Das steuerlich relevante Original ist die XML-Datei. Bewahren Sie sie unverändert auf (8 Jahre für Buchungsbelege). Eine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck ist nur eine Lesekopie und ersetzt das Original nicht. Legen Sie am besten beides zusammen ab.

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