Ratgeber › Pflichtangaben
E-Rechnung Pflichtangaben: Was muss in eine XRechnung?
Eine E-Rechnung muss zwei Anforderungen erfüllen: die klassischen Rechnungsangaben aus dem Umsatzsteuergesetz – und die technischen Pflichtfelder des Formats. Gerade an den zweiten scheitern viele Rechnungen bei der Prüfung.
1. Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Diese Angaben gelten für jede Rechnung über 250 € – egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht)
- Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, sowie vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto)
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmer, Reverse Charge)
2. Zusätzliche Pflichtfelder der XRechnung
Die XRechnung verlangt einige Angaben, die auf einer Papierrechnung optional wären. Fehlt eines dieser Felder, lehnt das offizielle Prüfwerkzeug (KoSIT-Validator) die Rechnung ab:
| Feld | Bedeutung | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Käuferreferenz (BT-10) | Leitweg-ID bei Behörden, sonst eine Referenz des Kunden | Bei Firmen: Bestell- oder Kundennummer. Mehr zur Leitweg-ID |
| Kontakt des Verkäufers (BG-6) | Name, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners | Alle drei Angaben sind Pflicht |
| Elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49) | Adresse, über die E-Rechnungen zugestellt werden | In der Regel die E-Mail-Adresse |
| Zahlungsinformationen (BG-16) | Zahlungsart, bei Überweisung die IBAN | IBAN immer angeben |
| Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen | Wann gezahlt werden muss | z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ |
| Einheit je Position | Codierte Mengeneinheit (Stück, Stunde, Tag …) | Wird vom Generator automatisch codiert |
3. Steuerliche Sonderfälle richtig abbilden
- Kleinunternehmer: Steuerkategorie „E“ mit 0 % und Befreiungsgrund; statt USt-IdNr. genügt die Steuernummer. Details
- Reverse Charge: Kategorie „AE“, USt-IdNr. von Verkäufer und Käufer sind Pflicht.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Kategorie „K“, beide USt-IdNrn., Lieferdatum und Lieferland.
- Mehrere Steuersätze: Die Steuer wird je Satz getrennt ausgewiesen (z. B. 19 % und 7 %).
Checkliste vor dem Versand
- Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend
- Leistungsdatum oder -zeitraum angegeben
- USt-IdNr. oder Steuernummer vorhanden
- Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail
- E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt
- Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID gesetzt
- IBAN und Zahlungsziel angegeben
- Summen je Steuersatz stimmen
Der E-Rechnung-Generator prüft alle diese Punkte vor dem Download, markiert fehlende Felder und erzeugt nur Dateien, die den offiziellen Regeln (EN 16931 und XRechnung 3.0) entsprechen.
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