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E-Rechnung empfangen: Was Sie seit 2025 tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können. Die gute Nachricht: Dafür brauchen Sie keine teure Software.

Wer ist betroffen?

Alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – also auch Freiberufler, Kleinunternehmer, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Vermieter mit steuerpflichtigen Umsätzen. Sie können eine E-Rechnung von einem inländischen Lieferanten nicht ablehnen.

Was Sie brauchen

  1. Eine Empfangsadresse: Ein E-Mail-Postfach genügt. Am besten eine feste Adresse nur für Rechnungen, z. B. [email protected], die Sie Ihren Lieferanten mitteilen.
  2. Ein Werkzeug zum Lesen: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Um sie zu prüfen, brauchen Sie einen Viewer – zum Beispiel den kostenlosen Viewer von E-Rechnung Pilot, der ohne Upload im Browser arbeitet.
  3. Eine Ablage für die Originale: Die XML-Datei muss unverändert aufbewahrt werden. So archivieren Sie richtig.

So prüfen Sie eine eingehende E-Rechnung

  1. Datei im Viewer öffnen – die Rechnung erscheint lesbar.
  2. Die automatische Rechenprüfung beachten: Stimmen Positionen, Steuer und Gesamtbetrag?
  3. Inhalt prüfen wie bei jeder Rechnung: Wurde die Leistung erbracht? Stimmen Preis und Menge?
  4. Zur Freigabe oder für den Steuerberater bei Bedarf eine PDF-Lesekopie speichern.
  5. Die Original-XML ablegen und die Rechnung buchen.

Was, wenn Lieferanten noch PDF schicken?

Das ist in den Übergangsjahren erlaubt: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder (mit Ihrer Zustimmung) PDF-Rechnungen schicken, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2028 muss eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung sein – ausgenommen etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Erhalten Sie nach Ablauf der Übergangsfristen eine Rechnung im falschen Format, sollten Sie eine korrekte E-Rechnung anfordern. Eine Rechnung, die nicht in der vorgeschriebenen Form ausgestellt ist, gilt nicht als ordnungsgemäße Rechnung – das kann den Vorsteuerabzug gefährden. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich Peppol oder ein Portal nutzen?

Nein. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen reicht der Empfang per E-Mail. Peppol und Rechnungsportale sind vor allem für Rechnungen an Behörden relevant.

Darf ich die XRechnung ausdrucken und das Original löschen?

Nein. Das Original muss im empfangenen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie.

Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmer. Nur beim Ausstellen gibt es eine Ausnahme. Mehr dazu.

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Stand: September 2026. Keine Steuerberatung.